راز موفقیت در کسبوکار لزوما بیشتر کار کردن نیست. تمام مدیرانی که کسب‌و‌کارهای بزرگ را اداره می‌کنند با اصطلاحی بنام «سیستم‌سازی» آشنا هستند. اگر به کسب‌و‌کارمان مثل یک سیستم نگاه کنیم شاید بتوانیم با ایجاد تغییراتی، باعث رشد آن شویم.
سیستم‌سازی چیست؟
قبل از آنکه به تعریف سیستم‌سازی بپردازیم بهتر است ببینیم تعریف دقیق «سیستم» چیست. سیستم مجموعه‌ای از عناصر به‌هم‌پیوسته است که خروجی مشخصی را ایجاد می‌کند. هر کسب‌وکاری یک سیستم است و خروجی آن «درآمد» است.
هر سیستم از اجزا و قسمت‌های کوچکتری تشکیل شده است. یک کسبوکار به‌عنوان سیستم، شامل چه بخش‌هایی است:
۱. افراد (نیروی انسانی)
۲. تجهیزات
۳. دستورالعمل‌ها
سیستم‌سازی بهینه کردن افراد، تجهیزات و دستورالعمل‌های کسبوکار است تا تمام کارها بدون دخالت ما و با کمترین اشتباه انجام شود.
نکته جالب آن است که شما احتمالا همین الان یک سیستم کسبوکار دارید. یعنی کارمندانی دارید. از تجهیزاتی مثل کامپیوتر، تلفن، فکس و … استفاده می‌کنید. همچنین برای انجام برخی کارها دستورالعمل‌هایی دارید که البته شاید جایی مکتوب نکرده‌اید و در ذهن شما و کارمندان ذخیره شده است!
پس کافی است به بهینه‌سازی سیستم بپردازید تا علاوه بر رشد کسبوکار، زمان آزاد خیلی بیشتری داشته باشید.
چرا مدیران سیستم‌سازی نمی‌کنند؟
بی‌علاقه بودن به واگذاری کارها: بسیاری از مدیران این تفکر اشتباه را دارند که هیچ‌کس مانند خودشان نمی‌تواند کارها را به‌خوبی انجام بدهد. برای ساختن یک کسبوکار موفق هیچ راهی ندارید جز واگذاری کارها به دیگران. البته شاید این واگذاری تا مدت‌ها با آموزش و نظارت همراه باشد تا به نتیجه مطلوب برسید.
ترس از فناوری: اگر می‌خواهید به سیستم‌سازی بپردازید باید از فناوری استفاده کنید. شاید برخی از مدیران از این موارد ترس دارند، ولی برای پیشرفت، باید بر این ترس غلبه کنید!
پرمشغله بودن: بسیاری از کارآفرینان بیش از حد پرمشغله هستند. البته این موضوع خودش نشانه بدی است و نشان می‌دهد مشکلی وجود دارد. یک مدیر موفق نباید خیلی پرمشغله باشد. اگر خیلی پرمشغله هستید دلیلش آن است که اغلب کارهایی که در روز انجام می‌دهید اصلا کار شما نیست! کار کارمندانتان است! شما همیشه باید وقت کافی برای فکر کردن، برنامه‌ریزی، طراحی استراتژی و … داشته باشید.
سیستم‌سازی کسبوکار در ۳ گام
بهینه‌سازی افراد
تا جایی که امکان دارد کارها را به کارمندان واگذاری کنید. شاید لازم باشد جایگاه برخی از کارکنان را تغییر بدهید. به عده‌ای از آنها مسئولیت‌های کلیدی‌تری بدهید. حتی شاید مجبور شوید برخی از کارکنان را اخراج کنید.
توانمندی کارکنان را دسته کم نگیرید. احتمالا کارمندانی دارید که با کمی راهنمایی و تشویق می‌توانند کارهایتان را بهتر از خودتان انجام بدهند!
به‌جای کنترل لحظه به لحظه کارکنان، آنها را به حال خودشان رها کنید. ولی هر هفته جلسات منظمی داشته باشید و روند پیشرفت کارها و همچنین مشکلات احتمالی را بررسی کنید.
بهینه‌سازی تجهیزات
برای سیستم‌سازی شاید لازم باشد تجهیزات جدیدی تهیه کنید یا از تجهیزات موجود بهتر استفاده کنید.
استفاده از سامانه پیامکی هوشمند، سیستم پاسخگویی خودکار ایمیل، فکس آنلاین و … کمک می‌کند تا بسیاری از کارها راحت‌تر و سریع‌تر انجام شوند. همچنین نصب نرم‌افزارهایی برای چت داخلی می‌تواند فرایندهای کاری را آسان‌تر کند.
بهینه‌سازی دستورالعمل‌ها
شاید بزرگ‌ترین ضعف اغلب کسبوکار در این مورد باشد. هر فعالیتی که در کسبوکار انجام می‌شود باید دستورالعمل مشخصی داشته باشد. در بسیاری از شرکت‌ها دستورالعمل مشخصی وجود ندارد.
در بسیاری از شرکت‌ها این دستورالعمل‌ها فقط در ذهن کارکنان وجود دارد و جایی ثبت نشده است. به همین دلیل اگر یکی از کارمندان یا خود مدیر چند روز غایب باشد همه‌چیز به هم می‌ریزد.
مزیت داشتن دستورالعمل آن است که می‌توان آن را مدام بهبود بخشید. پس از مدتی شما راهنمای مکتوب ارزشمندی دارید که باعث می‌شود تمام قسمت‌های کسب‌و‌کارتان به‌خوبی کار کند.
شاید اگر چند ماه به‌صورت جدی بر سیستم‌سازی و بهبود فرایندهای کسب‌و‌کارتان کار کنید، به روزهایی برسید که می‌توانید کمتر کار کنید، به تفریح و استراحت بپردازید و البته کسب‌و‌کارتان به‌خوبی پیش برود! پس از همین امروز شروع کنید.
